情報の共有によって課題解決！

2017年1月25日、テクノプロ・エンジニアリング社 水戸支店、柏支店、つくば支店合同で事務業務改善に向けた「営業サポート会議」が水戸支店で開催され、７名の営業サポートの方が参加しました。
水戸支店の鈴木さんを進行役とし、現状把握にはじまり、効率的な事務作業の検討や抜本的な改善提案など、活発な意見交換の場となりました。
会議に参加する前は、給与や請求書作成などの月次処理を目前に控え、少なからず不安を抱えていた様子のつくば支店の3名も、改善に向けた糸口を掴み、会議終了が近づくにつれて表情もだいぶ晴れやかになったようです。何と言っても、分からないことを直ぐに聞くことができる頼れる先輩を見つけたことは大きな収穫でした。

鈴木さんに会議開催の背景などをお聞きしました。

鈴木 水戸支店でも3年ほど前に3名の営業サポートが相次いで退職してしまったことがあるんです。支店業務が思うように回らず、すごく苦労させてしまったと反省しました。
そんな経験もあり、ここにいる水戸支店の3名は、着任早々、週１回程度本社に行き各部署から事務処理の本質を聞くところからスタートしました。その結果、次第に効率的で間違いのない事務作業が行えるようになり、今では内部監査でも指摘事項が少ない支店に挙げられるのではないかと思います。
最近、つくば支店で3名の営業サポートの人が入れ替わって、かつての水戸支店と同じ様な状況にあったため、上長の荒張から営業サポート会議を通じて、事務業務の標準化と支店間のパイプ作りの指示があり今回の開催となりました。
もちろん、会議をしたからと言って、直ぐに業務が改善されるとは思っていません。業務が落ち着くまで定期的に開催し、少しずつ課題を解決しながら仕事のしやすい環境を整備していけたらいいなと考えています。

約３時間の会議でしたが、課題解決に本気で取り組んだ密度の濃い会議が終了し、会社を支える頼もしい仲間の輪が広がりました。

後列：つくば支店 石原香織さん、水戸支店 薄井玲美さん、つくば支店 田中美緒さん、水戸支店 山中美穂さん、水戸支店 鈴木基了さん
前列：水戸支店 森田のり子さん、柏支店 内藤美和さん、つくば支店 越智さおりさん

（2017.01.15）